Agent de Gestion Administrative et Comptable - Perpignan Méditerranée Métropole H/F - 66

MISSION GÉNÉRALE
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Prospective, Planification et Aménagement, le titulaire du poste gère les missions administratives et comptables de la Direction et apporte une aide en terme de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

ACTIVITÉS:
Accueil physique et téléphonique de la direction:
Réceptionner, filtrer et transmettre des appels téléphoniques
Identifier et gérer de la demande et son degré d'urgence
Rechercher et mettre en relation des correspondants

Gestion courrier :
Réceptionner le courrier arrivé, le trier et le diffuser par l'intermédiaire du logiciel
Participer à la relecture, aider à la mise en forme de courrier et rédiger les courriers départs si nécessaire
Enregistrer le courrier départ dans le respect de la procédure

Suivi des parapheurs:
Enregistrer le contenu sur un tableau de bord de suivi
Assurer la mise en circulation des parapheurs dans le circuit interne selon la procédure interne
Suivre le retour des parapheurs et contrôler les signatures

Organisation du secrétariat de la Direction:
Gérer l'agenda du Directeur et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
Organiser les déplacements du Directeur
Assurer le suivi de la planification des réunions en respectant les délais de transmission de documents avant les réunions, réserver les salles
Prendre des notes
Rechercher des informations
Renseigner des bases de données
Classer et archiver des documents
Suivre les absences diverses, les congés, les formations, les stages et déplacements pour l'ensemble des agents de la Direction
Suivre les ordres de missions
Apporter un appui au Directeur pour la préparation des entretiens annuels professionnels

Suivi des budgets:
Assurer l'exécution et le suivi budgétaire de la Direction
Saisir les bons de commandes et engagements
Suivre le paiement des factures

RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Directeur, agents de la Direction, Directions et services de PMM
Externes : Communes membres de PMM