Assistant Administratif - Assistante Administrative et Comptable H/F - 66

Missions principales

Sous l'autorité de la direction et en lien étroit avec l'équipe (9 salariés), le conseil d'administration représenté par sa présidente et le cabinet comptable, vous assurez l'ensemble des tâches administratives, comptables et organisationnelles indispensables au bon fonctionnement de la cinémathèque.

1. Gestion administrative générale

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer le suivi du courrier, colis, et des courriels de la boîte mail de l'Institut
- Organiser et mettre à jour le classement et l'archivage des documents administratifs et numériques.

2. Participer à l'organisation quotidienne de la vie du bureau et au bon fonctionnement des services

- Réservation des moyens de transport et hébergement pour les déplacements du personnel et des invités de la cinémathèque
- Mise à jour de l'agenda google
- Préparation et installation des moments conviviaux
- Création de la billetterie, mise en ligne et suivi de la billetterie électronique
- Gérer les stocks, commandes aux prestataires et demandes d'interventions

3. Gestion comptable et financière

- Collecter, saisir et suivre les pièces comptables
- Saisir des devis et des factures, assurer le suivi des paiements.
- Suivre la trésorerie courante et alerter la direction en cas de besoin.
- Contribuer à la préparation de documents de synthèse comptable
- Participer à la conception d'outils de suivi de l'activité

4. Suivi administratif des projets et subventions

- Préparer, compléter et suivre les dossiers de demande de subventions en lien étroit avec la direction.
- Rassembler les pièces justificatives nécessaires et mettre à jour les calendriers de dépôt.
- Participer à la réalisation des bilans administratifs et financiers associés aux projets.

5. Communication interne et externe

- Participer à la transmission de l'information auprès de l'équipe, du CA et des partenaires.
- Collaborer avec le service communication pour le suivi des indicateurs d'activité, la diffusion d'informations et la mise à jour d'outils partagés.
- Contribuer à la qualité de l'image de la cinémathèque auprès du public, des partenaires institutionnels et du réseau professionnel.