Secrétaire de Direction H/F - Service Public

La Direction Générale des Services pilote la mise en oeuvre opérationnelle de la stratégie de l'établissement, coordonne l'action des services, et assure le fonctionnement institutionnel, administratif et réglementaire de l'université.

L'assistant de direction (H/F) accompagne la DGS et la DGSA Formation et Vie Universitaire dans le suivi des activités et des dossiers stratégiques. Il/Elle contribue à l'organisation des réunions et instances, à la coordination administrative et à la circulation de l'information.

A. Assistance opérationnelle et organisationnelle

·Assurer la gestion des agendas complexes des DGS/DGSA : arbitrages, priorisation, coordination interne/externe

·Préparer les réunions : calendriers, ordres du jour, convocations, fond de dossiers, notes de synthèse, le cas échéant, relevés de décisions

·Assurer le suivi des décisions, relances et échéances

·Contribuer à la préparation des dossiers institutionnels (contractualisation: COMP100%, évaluation HCERES, bilans, audits)

·Appuyer la coordination de projets transversaux ou structurants

·Participation à l'organisation d'événements institutionnels

·Fournir un appui ponctuel aux services et directions rattachés à la DGS/DGSA

B. Gestion administrative

·Assurer l'organisation du Comité Social d'Administration

·Rédiger courriers, notes, comptes-rendus, supports de présentations, documents divers

·Assurer la gestion documentaire et l'archivage numérique

·Gestion du courier réservé, des parapheurs et circuits de signatures

·Traiter les contraventions liées aux véhicules de service UPVD

·Organiser les missions des DGS/DGSA et de certains VP délégués (planification, coordination logistique et suivi des déplacements ou interventions)

·Gérer les commandes de prestations diverses (fournitures, prestations de bouche, réservations de salles, missions et autres besoins opérationnels)

·Vérifier la complétude des dossiers de candidatures BIATSS pour les tableaux d'avancement et listes d'aptitude

C. Interface, communication et coordination

·Assurer l'interface entre DGS et DGSA, les services/ directions, les composantes, les partenaires institutionnels et les tutelles

·Garantir la circulation fluide et sécurisée de l'information

·Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes

·Contribuer à la communication interne du DGS et du DGSA en rédigeant et diffusant notes, messages et tableaux de bord destinés aux services et directions

Les dossiers complets (lettre de motivation, CV et copie du diplôme le plus élevé) sont à transmettre

pour le 30 juin 2026, délai de rigueur.

CDD de 12 mois renouvelable à 100%.

Date de prise de poste souhaitée 01/09/2026

Connaissances:

· Solides connaissances de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche et des particularités des EPCSCP

· Connaissance de la gestion financière ainsi que des règles régissant la commande publique

· Modes de fonctionnement des administrations publiques

· Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

· Environnement et réseaux professionnels

· Techniques d'élaboration de documents, Aisance informatique (outils bureautiques et numériques

· Culture internet

· Techniques de communication

· Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues),

Savoir-faire:

· Capacité à travailler en transversalité

· Savoir rédiger des documents de synthèse, présentations, des bilans ou documents

· Savoir gérer son activité en autonomie et à prioriser ses tâches, dans le respect de la confidentialité

· Faire preuve d'initiative et être force de propositions

· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

· Savoir rendre compte

· Communiquer et faire preuve de pédagogie

· Mettre en oeuvre des procédures et des règles

· Travailler en équipe

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir être:

· Sens du service public, de l'intérêt général et de l'utilité sociale

· Capacité d'adaptation et d'assimilation des enjeux et du contexte de l'établissement

· Capacité d'écoute

· Capacité à gérer les incertitudes et des priorités multiples.

· Maitrise de soi

· Sens de l'organisation

· Rigueur / Fiabilité

· Sens relationnel

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier