Responsable Economat avec Encadrement H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

Composition et effectifs du service :

- 1 SA et 4 adjoints administratifs

Votre hiérarchie :

Sous l'autorité du Chef d'établissement, de son adjoint et d'un Attaché d'administration

Vos interlocuteurs métiers :

Attaché

Le responsable du service économat participe de manière active et organise le processus de l'achat public.Il s'assure que les factures soient bien mises en paiement. Il fait les rappels nécessaires au service facturier. Il effectue les demandes d'achats en lien avec le fonctionnement de l'établissement. Il encadre les personnels du service de l'économat assure le suivi des dossiers et des procédures en matière de gestion budgétaire. Il rend compte à l'Attaché de l'Administration d'État.

Il participe à la préparation du budget prévisionnel en lien avec la hiérarchie et au rendu compte du budget alloué, il est en charge: du contrôle règlementaire des conditions financières des conventions, de la création et communication aux partenaires des numéros d'EJ, de la diffusion des conventions signées (avec mention du numéro EJ) , de l'exécution de la dotation budgétaire allouée et proposition de réajustements des ventilations budgétaires, des demandes d'abondements, du contrôle de la chaine des dépenses suivant les procédures DISP et DDFIP,

Il supervise et met à jour le suivi financier et budgétaire sur tableau EXCEL, il conçoit et renseigne des outils locaux de la consommation des Autorisations d'Engagements et des Crédits de Paiement.

Il est en charge de la saisine dans CHORUS : actes professionnels liés à la fonction d'économat selon les procédures DISP, du suivi, contrôle/ vérification et relances des factures des partenaires et fournisseurs; il supervise l'exécution du Service Fait au vu des bons de livraison et des factures (dématérialisées ou reçues par courrier ou mails) dans les délais règlementaires; il assure l'interface avec les partenaires dans le cadre du suivi des paiements des réclamations des fournisseurs. Il répond aux demandes du service facturier du DBF de la DISP, il rend compte à sa hiérarchie de l'ensemble des opérations réalisées au moyen de tableaux de bords, il a en charge l'utilisation et le suivi carte achat selon procédure DISP

-Toutes tâches utiles au service

Connaissances :
Comptabilité et gestion
Procédures budgétaires et facturations publiques

Informatiques (texte, tableur, messagerie et internet)

Savoir-être :
Respect du secret professionnel discrétion
Capacité relationnelle
Disponibilité, adaptabilité, réactivité

Savoir-faire :
Rigueur et Organisation
Sens relationnel
Esprit d'analyse et de synthèse
Animation et encadrement d'équipe
Capacités de réflexion face à des cas pratiques
capacités rédactionnelles de courriers simples

• Sens du relationnel
• Tableur
• Ventilation
• Analyse des performances financières historiques
• Excel
• Chorus
• Facturation
• Esprit d'analyse
• Management d'équipe
• Réactivité