26 - 133 Huissier·e - Vaguemestre - Chargé·e d'Accueil Institutionnel H/F - Conseils départementaux

26/133 Huissier·e / Vaguemestre - Chargé·e d'accueil institutionnel F/H (Cadre d'emploi: adjoint administratif - catégorie C - filière administrative) au Pôle Communication Ressources Humaines et Appui Institutionnel / Direction de la Communication / Service du Protocole et de l'Accueil

Placé·e sous l'autorité du Chef du protocole et de l'accueil, le·la candidat·e retenu·e, accueille, renseigne et oriente des personnes à l'espace de réception ou au standard téléphonique de la Collectivité, réalise la préparation des salles, peut réaliser la gestion du courrier simple (collecte, distribution...) des tâches administratives simples (classement...).
Les missions du poste sont susceptibles d'évoluer dans le moyen ou le long terme.

Dans ce cadre, il·elle devra:
- Gérer l'accueil physique des visiteurs pouvant recouvrir différents publics (interne, externe, élus, etc.);
- Gérer l'accueil physique, de façon ponctuelle, lors d'évènements de la collectivité;
- Assurer la mission de renseignement de premier niveau des visiteurs;
- Organiser l'attente des visiteurs dans les espaces dédiés et dans les meilleures conditions;
- Orienter et accompagner les visiteurs au sein du bâtiment (bureaux, salles de réunion, etc.) après vérification auprès des services;
- Préparer les salles de réunions;
- Assurer les navettes, courses et livraisons entre les services et les sites de la collectivité;
- Mise sous pli et préparation des envois spécifiques de la Direction de la Communication et du Protocole;
- Aide au service du Protocole;
- Réalisations de quelques tâches administratives (parapheurs, signature...);
- Gestion et préparation des dotations;
- Gestion des signatures.

Contraintes particulières:
- Horaires décalés, possibilité de travail le samedi et le dimanche;
- Déplacements possibles;
- Port d'un uniforme.

Connaissances-Compétences:
- Connaissances générales en matière d'accueil et du fonctionnement de la Collectivité Territoriale;
- Pratique de la bureautique peut être requise.

Savoir-être:
- Disponibilité;
- Rigueur;
- Réactivité;
- Sens des Relations Humaines;
- Discrétion;
- Loyauté.

Prérequis:
- Permis de conduire (VL).

• Traitement du courrier
• Réactivité