Assistant Administratif Formation - Sdis des Pyrénées-Orientales H/F - Services départementaux d'incendie et de secours
Les missions du poste
Le SDIS 66 recrute un assistant de formation pour renforcer son équipement et assister le chef de groupement formation.
- Assister le groupement formation ainsi que les chefs de groupements territoriaux dans le domaine de la formation plus particulièrement dans les tâches suivantes :
o Réaliser l'accueil téléphonique et physique, renseigner les tiers et les diriger vers les personnes ressources,
o Etablir les procès-verbaux, éditer les attestations et diplômes,
o Assurer un suivi et un contrôle de l'ensemble des formations sur le logiciel métier FORSYS,
o Préparer et réaliser la partie administrative des différentes commissions de validation,
o Rédiger et transmettre les courriers départ, les attestations, les diplômes, les ordres de missions, ...
o Alimenter le dossier (RH) des agents avec les diplômes et attestations,
o Assurer l'alimentation de l'ensemble des LIF des SPP et SPV.
- Réaliser les saisies budgétaires du groupement formation, plus particulièrement :
o Transmettre les demandes de bons de commande, après validation, et les engagements,
o Effectuer les régularisations de paiement sur Webact.
- Réaliser le paramétrage de FORSYS :
o Intégrer les plannings de formation sur FORSYS,
o Réaliser le paramétrage de FORSYS pour les formations, les recyclages et les compétences,
o Assurer le suivi des livrets de formation,
o Participer à l'élaboration des procédures du paramétrage pour les diverses « applications métiers » en lien avec le G FOR.
- Assurer le lien avec les organismes extérieurs : ENSOSP, ..., ECASC :
o Constituer les dossiers des agents,
o Inscrire les agents sur les formations définies.
Le profil recherché
- maîtrise du logiciel métier FORSYS
- Maîtrise des outils informatiques exigée (pack office Word, Excel, Internet ...)
- Connaissance des SDIS et de leur fonctionnement
- Connaissance du milieu professionnel de la formation des SP et des PATS
- Connaissance et utilisation des logiciels métiers : Webact, Antibia RH, Astre, Formaltis et Geef souhaités
- Aptitude à travailler en transversalité
- Discrétion
- Bonne organisation et capacité à gérer les urgences et priorités
Compétences requises
- Excel
- Pack Office
- Word
- Permanence téléphonique
