Assistante de la Secrétaire Générale de la Préfecture Sous-Préfète de l'Arrondissement de Perpignan H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Enjeux du poste
Assiste la Secrétaire générale dans l'organisation quotidienne de son travail
Poste exigeant de grandes capacités d'organisation et d'adaptation, une grande discrétion et une loyauté absolue sont requises sur ces fonctions.
Missions principales
- gestion des appels téléphoniques internes ou externes,
- gestion l'agenda de la Secrétaire générale,
- planification des déplacements en lien avec les conducteurs,
- prise en charge des aspects logistiques des déplacements,
- gestion des parapheurs et du courrier,
- gestion de réunions: planification, invitation, organisation, préparation,
Suivi des dossiers du secrétariat général
- rédaction administrative et gestion des courriers (mise en signature, mise en forme, envoi) en provenance des services extérieurs à la préfecture,
- validation des congés des agents reliés au secrétariat
- Suivi du budget de la Secrétaire générale,
- participation au déploiement de la démarche QUALI-ATE (module accueil général)
- Suivi et gestion de l'envoi des voeux de fin d'année.
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Secrétariat particulier
Composition et effectifs du service
Assistant(e) de la Secrétaire générale
Liaisons hiérarchiques
La Secrétaire générale de la préfecture.
Liaisons fonctionnelles
- Les élus,
- Les différentes administrations du département,
- Les chefs de service déconcentrés de l'État (DDTM, SGCD, DDPP, DDETS, ARS, DDFIP, DSDEN...),
- Les membres du corps préfectoral en interne et hors département des différents ministères,
- Les agents de la préfecture et des sous-préfectures,
- Tous les services en charge de la sécurité,
- Les acteurs divers du département,

Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel / Niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique et bureautique/ Niveau expert - requis
Savoir-faire :
Savoir s'organiser / Niveau expert - requis
Savoir rédiger / Niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / Niveau maîtrise - requis
Savoir-être :
Savoir d'adapter / Niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / Niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / Niveau expert - requis
Autres:
Excellente maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données - publipostage) ;
Vos perspectives:
Evolution possible vers un poste dans une direction métier de la préfecture

• Gestion de l'emploi du temps
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Publipostage
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Rédaction administrative
• Planification