Assistant Administratif H/F - Union Francaise Centre Vacances Loisirs

L'UFCV, au sein de sa Délégation Occitanie et plus particulièrement de son secteur animation territoriale des Pyrénées Orientales (L'UFCV gère plusieurs crèches, accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires sur la commune de Perpignan) recherche son ou sa futur.e assistant.e des activités.

Appuyé.e par les services administratifs de l'UFCV, vous êtes en charge de la gestion administrative de l'activité.

La délégation de Perpignan gère principalement les activités d'animation territoriale du département. Elle est également ouverte au public pour tout renseignement sur l'ensemble de ses activités.

Le personnel administratif travaille également en lien avec les différents sites de l'UFCV en Occitanie.

Le poste est sous la responsabilité hiérarchique de la déléguée régionale et sous la responsabilité opérationnelle du responsable animation territoriale, et vous réalisez vos actions en étant appuyé.e par vos collègues du secteur administratif de l'UFCV Occitanie.

Vous êtes en relation principalement avec vos collègues directeurs et coordinateurs ALAE et ALSH du marché de Perpignan pour la gestion administrative de l'activité, mais aussi avec l'équipe administrative de l'UFCV en Occitanie répartis sur toute la région. Vous veillez à la continuité du service proposé aux bénéficiaires tout en respectant les différentes procédures mises en place par l'UFCV.

Vos principales missions seront :
Assurer la gestion administrative auprès des familles, de l'inscription à la facturation via un logiciel métier spécifique.
Assurer l'accueil téléphonique et physique de qualité auprès des différents publics
Assurer une qualité dans les renseignements donnés
Contribuer au bon fonctionnement général de la délégation
Contribuer au suivi administratif des différentes activités de l'UFCV sur la région.

Fonctions et responsabilités :

Gestion administrative des inscriptions :
Suivi des demandes d'inscription des familles et de la bonne réception des différentes pièces nécessaires
Création, saisie et suivi des dossiers d'inscriptions des enfants par le biais d'un logiciel spécifique de gestion des accueils de loisirs
Suivre et vérifier les pointages journaliers
Vérification et édition des facturations mensuelles
Encaissements
Suivi et relance des impayés
Rangement, et classement des dossiers administratifs
Enregistrement et suivi des aides financeurs/preneurs en charge

Permanence physique et téléphonique
Assurer des réponses qualitatives aux familles, être à leur écoute, répondre à leurs demandes et savoir les rassurer ; respect du secret professionnel et confidentialité indispensable.
Être la courroie de transmission des informations en direction des professionnels auprès des enfants et des équipes de direction.

Centralisation de transmission des données
Effectifs
Engagement des dépenses
Programmes d'activité

Travailler en collaboration permanente avec l'équipe de coordination sur l'ensemble des autres tâches administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la délégation et des ALAE/ALSH :
Commandes des repas, réception des commandes, lien aux fournisseurs, .
Participation aux réunions d'équipes, aux formations et aux divers évènements organisés avec les familles et les enfants

Dans les premières semaines de l'embauche, 2 jours de formation continue sont prévus à Toulouse ou Perpignan.

Experience: 4 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Classement des dossiers
• Facturation
• Encaissement
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Logiciels métiers
• Gestion administrative